Quel impact pour les associations ?
La présente ordonnance adapte les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures prises pour limiter la propagation du covid-19 et ainsi d’assurer la continuité du fonctionnement de ces groupements.
L’ordonnance donne une liste non limitative de ces personnes et entités, comprenant entre autres, les fonds de dotation et les fonds de pérennité, les associations et les fondations.
Elle concerne aussi bien les assemblées générales que la tenue des conseils d’administration. Ces mesures couvrent l’ensemble des assemblées et l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.
Au-delà de leur diversité et de leur variété, les différents organes de ces différents groupements sont confrontés aux mêmes difficultés dans le contexte actuel, à savoir la difficulté – si ce n’est l’impossibilité – de se réunir en raison des mesures prises pour lutter contre la propagation du covid-19. Ce problème unique appelant une réponse unitaire, les dispositions de l’ordonnance embrassent l’ensemble des groupements et de leurs organes.
Les règles de convocation et d’information des assemblées.
L’article 3 étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières. Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.
L’article 4 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres – et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel – n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
L’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires..
Cette mesure emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance. S’il est décidé d’en faire application, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l’ordonnance
Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos en application des dispositions de l’article 4, l’article 5 étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats. La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes. Ainsi, à condition de disposer des moyens techniques adéquats et notamment d’assurer l’identification des actionnaires ou associés, les groupements pourront tenir leur assemblée par visioconférence ou moyens de télécommunication.
Par ailleurs, l’article 6 assouplit aux mêmes fins le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.
Les règles relatives aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.
L’article 8 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens. Afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
L’ensemble des dispositions de l’ordonnance revêtent un caractère exceptionnel et temporaire.
l’article 11 prévoit que l’ordonnance est applicable rétroactivement à compter du 12 mars – comme le permet la loi d’habilitation -, et jusqu’au 31 juillet 2020 – correspondant au terme de la première partie de la saison 2020 des assemblées, en particulier des assemblées générales -, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020. Il convient toutefois de souligner que le caractère facultatif des différentes mesures doit inciter les groupements à organiser une sortie progressive du dispositif d’exception résultant de l’ordonnance, dès lors que son application ne paraîtra plus nécessaire au regard des circonstances propres à chaque groupement.